Starea reală a SIT: ce e în vigoare, ce e încă proiect și ce ești obligat să faci acum cu evidența turiștilor

Dacă ai căutat în ultimele luni ce trebuie să faci cu evidența turiștilor, ai găsit probabil trei variante contradictorii: că SIT-ul e obligatoriu din ianuarie 2026, că îți trebuie un cod unic până în mai 2026 și că fișele pe hârtie au dispărut. S-au amestecat trei reglementări distincte, dintre care una nu poate fi confirmată nici măcar ca adoptată. Aici le separăm și îți spunem exact ce ești obligat să faci azi, cu temeiul legal lângă fiecare afirmație.

Ce e obligatoriu acum și ce e încă proiect

Începem cu concluzia, pentru că e singurul lucru de care ai nevoie dacă ai control mâine. Din cele trei seturi de reguli, unul singur produce efecte astăzi și are amendă atașată.

Cu alte cuvinte: nu poți renunța la fișele pe hârtie pentru că „acum e SIT”, și nici nu ai ce înregistra într-un sistem despre care nu există dovada că a fost pus în funcțiune printr-un act normativ publicat.

Trei obligații diferite, confundate permanent

Confuzia are o cauză simplă: toate trei se învârt în jurul ideii de „raportare a turiștilor”, dar vin din zone de drept care nu comunică între ele.

• Fișa de anunțare e o obligație de ordine publică, gestionată în relația cu poliția. Ea alimentează ceea ce mulți numesc registrul de evidență a turiștilor.
• SIT e propunerea de a digitaliza exact această fișă — nu o obligație în plus, ci înlocuirea hârtiei cu un mecanism electronic. De aceea proiectul modifică HG 237/2001, nu creează un act separat.
• Codul unic din Regulamentul (UE) 2024/1028 nu creează în sarcina ta o obligație de evidență a oaspeților: el identifică unitatea de cazare în anunțurile de pe platforme. Raportarea periodică a datelor despre șederi ar reveni platformelor, nu gazdei, și merge pe canalul de transparență a pieței, nu pe cel de ordine publică.

Dacă reții o singură distincție: primele două se referă la cine doarme la tine și la ce predai poliției, a treia la ce anunț ai pe Airbnb sau Booking și la ce raportează platforma despre el.

Cadrul în vigoare azi: fișa de anunțare a sosirii și plecării

HG nr. 237/2001 a fost republicată în Monitorul Oficial, Partea I, nr. 649 din 12 septembrie 2008, amenzile fiind majorate anterior prin HG nr. 1.185/2001. Normele anexate prevăd, la art. 2 alin. (1), că administratorii structurilor de primire turistice asigură înscrierea tuturor turiștilor în evidențele operative la sosirea acestora și completarea formularului „Fișa de anunțare a sosirii și plecării”. Potrivit art. 2 alin. (3), fișele sunt formulare înseriate și înlocuiesc cărțile de imobil.

• Cine completează: fiecare turist, în momentul sosirii, pe baza actului de identitate (art. 2 alin. (4) din Norme).
• Ce face recepționerul: confruntă datele cu actul, semnează pentru confirmarea completării corecte și restituie imediat actul (art. 2 alin. (6) din Norme); răspunderea îi revine (art. 2 alin. (7) din Norme).
• Câte exemplare: două, pe hârtie chimizată (art. 2 alin. (8) din Norme).
• Unde ajung: originalele, grupate alfabetic, se pun zilnic la dispoziția poliției (art. 2 alin. (9) din Norme); copiile rămân la unitate, cu arhivare 5 ani (art. 2 alin. (10) din Norme).
• Formularele se procură de administrator, contra cost, prin RA Monitorul Oficial (art. 2 alin. (11) și (12) din Norme); predarea-preluarea se stabilește cu poliția teritorială (art. 3 din Norme — a nu se confunda cu art. 3 din corpul hotărârii, care reglementează contravențiile).

Un detaliu ratat des: pensiunile turistice și agroturistice sunt exceptate de la fișă și folosesc în locul ei cărțile de imobil (art. 2 alin. (2) din Norme). Dacă operezi o pensiune agroturistică, regimul tău diferă de cel al unui apartament clasificat. Pentru conținutul fișei, vezi ghidul fișei de cazare.

Cartea de imobil și mitul Ordinului MAI 400/2004

Pe forumuri și în articole comerciale apare frecvent „Ordinul MAI 400/2004” ca temei al cărții de imobil sau al fișei de anunțare. Nu am putut confirma existența unui ordin cu acest număr și cu acest obiect — sursele identificate indică Ordinul MAI nr. 400 din 2004 ca privind cu totul altceva. Nu îl invoca în fața unui inspector.

Temeiul corect e OUG nr. 97/2005 privind evidența, domiciliul, reședința și actele de identitate, plus normele metodologice aprobate prin HG nr. 295/2021 (M. Of. nr. 312 din 29 martie 2021). Art. 91 alin. (2) din HG 295/2021 prevede că, la unitățile de cazare turistice, cartea de imobil se poate constitui și sub formă de fișe de anunțare a sosirii și plecării turiștilor. Iar art. 40 din OUG 97/2005, republicată, stabilește că la hoteluri și în alte locuri de cazare în comun înscrierea se face la sosire, prin grija proprietarului sau administratorului.

Ce prevede proiectul SIT și în ce stadiu e

Sistemul Informațional pentru Turism apare într-un proiect de hotărâre de Guvern pentru modificarea și completarea HG nr. 237/2001, pus în dezbatere publică de ministerul de resort la 24 martie 2025, cu 10 zile pentru observații. La data redactării nu am identificat niciun număr de hotărâre, nicio dată de publicare în Monitorul Oficial și niciun comunicat de ședință de guvern care să ateste adoptarea.

Există și un indiciu indirect, dar solid: textul în vigoare al HG 237/2001, așa cum apare inclusiv pe site-ul ANPC, conține și astăzi obligația fișei pe hârtie, în două exemplare, cu arhivare 5 ani. Dacă proiectul ar fi fost adoptat, aceste alineate ar fi fost modificate.

Ce circulă drept „obligații SIT” provine exclusiv din textul proiectului: termenul de 31 decembrie 2025 pentru înregistrarea structurilor, termenul de 1 ianuarie 2026 pentru utilizarea obligatorie a platformei, amenda propusă de 2.000–5.000 lei și ideea că declarațiile pe hârtie dispar. Dacă cineva îți spune că ești deja în întârziere cu SIT-ul, cere-i numărul hotărârii și numărul de Monitor Oficial.

Regulamentul (UE) 2024/1028 și codul unic

Aceasta e singura reglementare nouă cu dată de aplicare certă. Regulamentul (UE) 2024/1028 privind colectarea și schimbul de date referitoare la serviciile de închiriere de locuințe pe termen scurt a fost adoptat la 11 aprilie 2024 și se aplică de la 20 mai 2026, cu un termen de adaptare de 24 de luni care curge de la intrarea în vigoare, nu de la adoptare — data intrării în vigoare nu am putut să o confirmăm direct din Jurnalul Oficial. Comisia Europeană a confirmat public la 20 mai 2026 că normele se aplică în întreaga Uniune.

Urmează trei precizări pe care le dăm cu sursa la vedere, pentru că sunt exact genul de detaliu care circulă deformat: textul integral al regulamentului nu a putut fi consultat direct pe EUR-Lex la data redactării, așa că ele provin din sintezele publicate de Comisia Europeană și de platforma oficială a Uniunii dedicată tranziției în turism, nu din textul normativ.

• Potrivit acestor surse, regulamentul nu vizează hotelurile și structurile hoteliere similare, ci unitățile de cazare pe termen scurt listate pe platforme online și gazdele care le listează.
• Tot potrivit lor, mecanismul funcționează în regim opt-in: statele membre nu ar fi obligate să instituie un sistem de înregistrare, iar obligațiile se activează acolo unde un stat are deja sau introduce o procedură de înregistrare și un punct unic digital de intrare.
• Raportarea lunară a șederilor și a nopților rezervate ar reveni platformelor, nu gazdei — element care apare în comunicatul Comisiei din 20 mai 2026, nu într-un articol de regulament pe care să îl fi putut verifica. Gazdei i-ar rămâne parcurgerea înregistrării și afișarea numărului primit în anunț.

Dacă și în ce formă a instituit România procedura de înregistrare și punctul unic digital de intrare nu am putut confirma dintr-o sursă oficială. Un ghid separat descrie platforma SITUR, autentificarea cu ROeID și pașii de obținere a codului, pe baza informațiilor publice disponibile — vezi codul de înregistrare pentru Airbnb și Booking. Statutul normativ al platformei nu a putut fi însă confirmat dintr-o sursă oficială la data redactării, așa că tratează pașii descriși acolo ca orientare practică, nu ca procedură atestată printr-un act publicat.

Cine e obligat

Art. 2 din Normele aprobate prin HG 237/2001 se adresează celor care dețin sau administrează structuri de primire turistice. Dacă ai un certificat de clasificare pentru apartament, casă sau vilă, fișa ți se aplică integral.

Zona gri, pe care preferăm să o marcăm decât să o acoperim cu o afirmație comodă: nu rezultă expres din text că orice închiriere pe termen scurt, neclasificată, intră automat sub HG 237/2001. În practică, dacă operezi neclasificat, problema ta cea mai apropiată nu e fișa, ci autorizarea și clasificarea în sine. Un al doilea strat apare la oaspeții din afara țării — vezi cazarea oaspeților străini, care ține de regimul străinilor, nu de HG 237/2001.

Pe baza cărui act se completează fișa

Fișa se completează pe baza actului de identitate. Art. 2 alin. (4) din Norme enumeră documentele acceptate: pentru cetățenii români — buletinul sau cartea de identitate, pașaportul, carnetul de marinar sau licența de zbor; pentru străini — pașaportul, carnetul de identitate, legitimația provizorie, permisul de mic trafic, carnetul de marinar sau licența de zbor.

Atenție la un detaliu pe care legea îl tratează altfel decât obiceiul multor gazde: actul se confruntă și se restituie imediat (art. 2 alin. (6) din Norme). Reținerea buletinului sau a pașaportului „până la plecare” nu are temei în acest text.

Oaspete fără act de identitate valid

Aici regula nu lasă loc de negociere: art. 2 alin. (5) din Norme prevede că este interzisă cazarea oricărei persoane care nu posedă act de identitate. Nu există varianta „completez eu datele” sau „îmi trimite poza mâine”.

Consecința operațională: la self check-in, verificarea actului trebuie să se întâmple înainte de eliberarea codului de acces, altfel ajungi să cazezi pe cineva fără să poți întocmi fișa. Mai e și o capcană separată — art. 3 alin. (1) lit. h) din hotărâre sancționează cu 2.000–5.000 lei permiterea rămânerii peste noapte a unui vizitator al turistului fără fișă sau carte de imobil. Un prieten venit în vizită care rămâne peste noapte intră la evidență ca oricine altcineva.

Cât păstrezi datele și ce înseamnă pentru GDPR

Termenul e explicit în lege: copiile fișelor rămân la structura de primire turistică, cu arhivare 5 ani (art. 2 alin. (10) din Norme). Originalele pleacă zilnic la poliție, deci exemplarul pe care îl gestionezi tu e copia.

Asta răspunde la cea mai frecventă întrebare de conformitate: perioada de retenție nu o alegi tu. Ce rămâne în sarcina ta e restul — informarea oaspeților, accesul restricționat la arhivă și ștergerea la împlinirea termenului, tratate pe larg în ghidul despre GDPR și datele oaspeților. Un biblioraft cu fișe lăsat la vedere în hol e cel mai ieftin mod de a transforma o obligație legală într-un incident de securitate.

Amenzile în vigoare vs. cele propuse

Pe bloguri comerciale circulă cifra de 500–1.500 lei pentru lipsa fișei. Este greșită — textul republicat, în vigoare, prevede altceva. Toate trimiterile de mai jos la art. 3 și art. 4 sunt la corpul hotărârii, nu la Normele-anexă, unde art. 3 are cu totul alt obiect.

Contravențiile se constată de reprezentanții împuterniciți ai ministerului cu atribuții în turism și de ofițerii și subofițerii de poliție (art. 4 alin. (1) din hotărâre). În caz de repetare se poate ajunge la retragerea brevetului de turism și a certificatului de clasificare (art. 4 alin. (2) din hotărâre) — o sancțiune mult mai scumpă decât amenda. Pentru partea fiscală, care merge pe alt canal, vezi ce verifică ANAF în regim hotelier.

Fluxul practic, de la check-in la transmitere

Pus cap la cap, la fiecare sosire, în ordinea din lege: verifici actul și, fără act, nu cazezi; oaspetele completează fișa la sosire — fiecare turist, nu doar titularul rezervării; confrunți, semnezi și restitui actul; grupezi originalele alfabetic și le pui zilnic la dispoziția poliției; arhivezi copiile 5 ani, cu acces restricționat.

La un portofoliu de mai multe unități, predarea zilnică e pasul care se rupe primul, pentru că presupune o rutină zilnică, nu una lunară. Dacă administrezi mai multe apartamente, tratează evidența ca proces, nu ca hârtie — vezi și ghidul de gestionare a apartamentelor în regim hotelier.

Ce urmărim și când actualizăm articolul

Statutul acestor reglementări se poate schimba de la o săptămână la alta. Ce declanșează o actualizare a textului:

• Publicarea în Monitorul Oficial a hotărârii care modifică HG 237/2001 — atunci apar numărul ei, termenele reale și regimul fișelor pe hârtie.
• O procedură națională de înregistrare și un punct unic digital de intrare, instituite în aplicarea Regulamentului (UE) 2024/1028, plus statutul normativ al platformei SITUR.
• Modificarea art. 2 alin. (8)–(10) din Norme — momentul în care cele două exemplare și arhivarea 5 ani chiar dispar.
• Accesul la textul integral al Regulamentului (UE) 2024/1028 în Jurnalul Oficial — atunci înlocuim sintezele Comisiei cu trimiteri la articole.

O notă de transparență: portalul legislatie.just.ro a fost inaccesibil pe durata documentării, la fel și EUR-Lex, iar textele au fost verificate pe surse concordante, între care site-ul ANPC pentru forma republicată a HG 237/2001 și paginile oficiale ale Comisiei Europene pentru regulament. Înainte de o decizie cu miză, confirmă textul pe portalul oficial. Restul termenelor din an le găsești în calendarul obligațiilor pentru proprietari.

Concluzie

Singura obligație de evidență a turiștilor care produce efecte azi e fișa de anunțare din HG 237/2001, cu tot cu mecanica ei de hârtie: două exemplare, originale zilnic la poliție, copii arhivate 5 ani, 2.000–5.000 lei dacă lipsește. SIT-ul e un proiect despre care nu există dovada adoptării, iar termenele din presă vin din textul propunerii. Codul unic din Regulamentul (UE) 2024/1028 privește anunțul tău de pe platforme, nu evidența oaspeților pe care o ții tu: înregistrarea și afișarea numărului ar fi în sarcina ta, iar raportarea periodică a datelor despre șederi în sarcina platformelor — detaliat, cu aceeași rezervă de statut, în ghidul despre codul de înregistrare pentru Airbnb și Booking. Până apare hotărârea în Monitorul Oficial, ține evidența turiștilor exact cum o cere textul în vigoare.